Faktura pro forma - co to jest i czym się charakteryzuje?
Prawo finansowe

Faktura pro forma - co to jest i czym się charakteryzuje?

Faktura pro forma wystawiana jest przed wystawieniem faktury głównej czyli tej właściwej. Można traktować ją jako ofertę jakiegoś towaru czy usługi, dlatego też odbiorca tej faktury nie musi płacić należności w niej wskazanej. Faktura ta nie jest dokumentem księgowym i nie rodzi ona obowiązku podatkowego. Faktura pro forma nie jest również dokumentem potwierdzającym realizację transakcji. Ponadto osoba wystawiająca tę fakturę, nie może na jej podstawie dochodzić roszczeń i żądać zapłaty wskazanej w niej kwoty. W niektórych przypadkach może przybrać postać wezwania do zapłaty. 

Jakie elementy powinna zawierać faktura pro forma?

Faktura ta wizualnie przypomina zwykłą fakturę VAT. Wynika to stąd, że nie ma przepisów, które wskazywałyby jakie informacje ma zawierać faktura pro forma. Zatem analogicznie do zwykłej faktury elementami koniecznymi, które należy w niej zamieścić to przede wszystkim:

  • tytuł faktury tj. „faktura pro forma” – dzięki temu doprecyzowaniu wiadome jest z jakim rodzajem faktury mamy do czynienia;
  • numer faktury;
  • strony faktury (wystawiającego i odbiorcę), ich dane i adres;
  • datę oraz miejsce wystawienia;
  • termin płatności, sprzedaży czy realizacji usługi;
  • wskazanie przedmiotu faktury, tj. towaru lub usługi;
  • ceny netto i brutto - zarówno za poszczególne przedmioty (przypadku gdy obejmuje kilka przedmiotów lub usług) jak i za całość;
  • wysokość podatku VAT;
  • podpisy stron.

Minister Finansów o fakturze pro forma.

Charakter faktur pro forma oraz zasadność ich wystawiania były przedmiotem rozważań działającego w imieniu Ministra Finansów Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. W wydanej interpretacji indywidualnej jednoznacznie wskazano, że na podstawie faktury pro forma odbiorca nie jest zobowiązany do uiszczania należności w niej wskazanej. Sama faktura ma być czymś w rodzaju oferty sprzedaży czyli zaproszenia do przyjęcia tejże oferty, a w konsekwencji zawarcia właściwej faktury.

Dyrektora Izby Skarbowej precyzuje, iż:

"Dokument nazywany fakturą proforma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami proforma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (co do zasady w terminie 7 dni od dokonania tych czynności - vide § 9 i 10 rozporządzenia fakturowego)" (źródło: Interpretacji indywidualna Izby Skarbowej w Warszawie z 12 czerwca 2013 r., IPPP2/443-463/13-2/KOM).

Kiedy można wystawić fakturę pro forma?

Faktura pro forma może być wystawiona właściwie w każdym czasie. Może w tym pomóc biuro rachunkowe Only Tax z Warszawy. Faktura ta pełnić może dwojaką funkcję. Stąd właśnie moment jej wystawienia zależy od tego jaką funkcję ma spełnić i jaki ma odnieść skutek. Po pierwsze może ona stanowić informację dla odbiorcy przypominającą o terminie, w którym powienien zapłacić należną kwotę wskazaną w jej treści – wówczas do jej wystawienia powinno dojść kilka dni przed wystawieniem faktury właściwej. Dzięki temu również odbiorca wie czego będzie dotyczyć faktura właściwa I w jakim terminie będzie musiał dokonać zapłaty. Po drugie faktura pro forma może pełnić role wezwania do zapłaty – w tym przypadku wystawiana jest po terminie zapłaty wskazanym w jej treści. Pamiętać jednak trzeba, że nie będzie dozwolone wystawienie faktury pro forma w przypadku, gdy za dany towar lub usługę w całości zapłacono lub wpłacono nawet tylko zaliczkę. Wówczas wystawia się wyłącznie fakturę VAT właściwą. Jeżeli masz wątpliwości zawsze możesz skontkować się z biuro rachunkowe Tarchomin

Jak wygląda faktura pro forma? Wzór.

Pobierz wzór:

Faktura proforma wzór- PDF 

Faktura proforma wzór- DOC

Polecane kancelarie

Ostatnie artykuły

Jak wyjść
z długów?
Prawo cywilne

Bardzo łatwo wpaść w spiralę zadłużenia. Przyczyny mogą być różne: życie ponad stan, nagła utrata pracy, choroba czy ...

Czytaj
Czym jest zaświadczenie o niekaralności i jak je uzyskać? Prawo karne

Są sytuacje, kiedy wymaga się od nas przedłożenia zaświadczenia o niekaralności. Najczęściej dokumentu tego wymagają ...

Czytaj