Faktura pro forma - co to jest i czym się charakteryzuje?
Prawo finansowe

Faktura pro forma - co to jest i czym się charakteryzuje?

Po pierwsze, wskazać należy, iż faktura pro forma nie ma charakteru dokumentu księgowego i nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty, nie jest także dowodem dokonanej transakcji. Faktura pro forma jest przekazywana jako element oferty. Najczęściej wysyła się ją w formie wezwania do zapłaty. Często stanowi zapowiedź wystawienia faktury docelowej, w najbliższym czasie. Co najważniejsze, faktura pro forma nie powoduje obowiązku podatkowego i tym samym nie może zostać zaksięgowana w ewidencji. Nie stanowi podstawy do jakichkolwiek roszczeń, jakie mogłyby przysługiwać wystawiającemu.

Jakie elementy powinna zawierać faktura pro forma?

Faktura pro forma ma taki sam wygląd jak klasyczna faktura VAT. Powinna zatem zawierać: odpowiedni tytuł, numer, prawidłową datę, ponadto treść oraz przedmiot transakcji, cenę jednostkową oraz cenę za całość. Ponadto, zamieszczamy w niej wartość netto, wysokość podatku VAT, wartość VAT, wartość brutto. W fakturze pro forma oznacza się również termin wykonania usługi, dokonania sprzedaży oraz termin płatności (mimo, że nie jest on w jakikolwiek sposób wiążący). Nadawca i odbiorca również powinni być zamieszczeni w treści faktury pro forma. Elementem, który odróżnia fakturę pro forma od właściwej faktury VAT jest tytuł. W fakturze pro forma powinno zostać wskazane, iż ma ona taki charakter.

Przepisy nie regulują dokładnie jak powinna wyglądać faktura pro - forma. Tym samym, jak wspomniano, wystawia się ją na takiej zasadzie jak zwykłą fakturę VAT.

Podsumowując powinna ona zawierać takie elementy jak:

  1. tytuł “Faktura pro forma” bądź “Proforma”,
  2. datę i miejsce wystawienia,
  3. określenie podmiotu wystawiającego (dane sprzedawcy),
  4. dane klienta, dla którego sporządzana jest pro forma,
  5. nazwy towarów/usług,
  6. cenę jednostkową netto,
  7. wartość netto,
  8. stawkę VAT,
  9. kwotę VAT,
  10. wartość brutto,
  11. podsumowanie kwot,
  12. podpis wystawcy.

Minister Finansów o fakturze pro forma.

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów dotyczące faktury pro forma jednoznacznie wskazało, iż celem jej wystawienia może być potwierdzenie złożenia oferty, czy przyjęcia zamówienia. Nie stanowi ona o obowiązku odbiorcy do uiszczenia podanej na niej kwoty. Minister Finansów precyzuje, iż:

"Dokument nazywany fakturą proforma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami proforma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (co do zasady w terminie 7 dni od dokonania tych czynności - vide § 9 i 10 rozporządzenia fakturowego)".

Kiedy można wystawić fakturę pro forma?

Wskazaną fakturę możemy przesłać drugiej stronie w dowolnym momencie. Taką fakturę można wystawić kilka dni przed wystawieniem docelowej faktury VAT, w celu potraktowania jej jako przypomnienia o zbliżającym się terminie uiszczenia płatności. Często spotykaną praktyką jest również wystawianie jej po terminie zapłaty i wtedy ma ona charakter wezwania do zapłaty. Pro forma nie może jednak zostać wystawiona po uiszczeniu przez drugą stronę zaliczki bądź całości zapłaty. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie właściwej faktury VAT.

Rola faktury pro forma jest istotna. Dla osoby wystawiającej, faktura ta stanowi niejako sposób na informowanie drugiej strony o zbliżającej się zapłacie, bądź wezwanie do opłacenia zaległości. Dla odbiorcy tej faktury jest to możliwość zapoznania się z obrazem poglądowym właściwej faktury, a także możliwość przygotowania się do zbliżającego się terminu płatności. Zarówno wystawiający, jak i odbiorca mogą korzystać ze wskazanego sposobu, bez ponoszenia konsekwencji prawnych, finansowych ani księgowych.

 

Jak wygląda faktura pro forma? Wzór.

Pobierz wzór:

Faktura proforma wzór- PDF 

Faktura proforma wzór- DOC

Ostatnie artykuły

Adwokat, Radca Prawny, Notariusz, Mecenas - Czyli kto jest kim w świecie prawa Prawo

Jak powszechnie wiadomo, istnieje wiele zawodów prawniczych, różniących się między sobą sferą kompetencji, za...

Czytaj
Urlop ojcowski Prawo cywilne

Urlop ojcowski utożsamiany często (błędnie) z urlopem tacierzyńskim jest funkcjonującym od kilku lat dodatkowym...

Czytaj
Zwolnienie lekarskie po ustaniu zatrudnienia. Zasiłek chorobowy. Prawo pracy

Zasiłek chorobowy jest świadczeniem wypłacanym w czasie niezdolności do pracy. Jego celem jest czasowe zabezpiecz...

Czytaj