RODO w przedsiebiorstwie

RODO w przedsiebiorstwie

Obecnie żyjemy w czasach, kiedy narastająca cyfryzacja oraz globalizacja stały się niestety naszym codziennym porządkiem. Z jednej strony rodzi to wiele różnych wygód, z drugiej jednak - problemy, wśród których jednym z najpoważniejszych jest ochrona danych osobowych. Dlatego też wprowadzono dyrektywę unijną RODO, czyli właśnie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych.

RODO - podstawowe informacje

Na początek warto wspomnieć o garści podstawowych informacji odnośnie RODO. Otóż jest to przepis unijny, do którego przestrzegania zobowiązane są wszystkie kraje Unii Europejskiej. Odnosi się on do kilku podstawowych zasad oraz określa pewne prawa konsumenta czy użytkownika internetu. Zasady dotyczą kolejno: legalności (nie pirackie oprogramowanie, postępowanie według kodeksów prawa), celowości (dane pobierane są dla bardzo określonego celu), minimalizacji danych( pobieramy tylko te dane, które musimy), ograniczenia czasowego(dane nie są przetrzymywane w nieskończoność, powinny być przechowywane tylko wtedy, kiedy są niezbędne do danych czynności), prawidłowości (dane są rzetelne, aktualizowane), integralności, poufności, rozliczenia się. Obowiązki zaś to: obowiązek powołania Inspektora Ochrony Danych, informowania o wycieku danych osobowych oraz dokumentowania sposobu przetwarzania danych osobowych. Prawa odnoszą się z kolei do dostępu do danych, do zapomnienia, przenoszenia danych oraz ich poprawiania.

Generalnie istnieją szeregi wytycznych, w jaki sposób zarządzać danymi w firmie, niemniej jednak w trzech sektorach dane osobowe są szczególnie narażone a co za tym idzie - kontrolowane przez organy państwa. Warto tu wspomnieć, że maksymalna sankcja wynosi aż 20 mln euro albo 4% obrotu przedsiębiorstwa.

Archiwa i działy HR

Przede wszystkim każda firma powinna pochylić się nad swoimi archiwami. Czy na pewno tam wszystko jest w porządku? Jak długo przechowywane są dane? Czy nie powinno dokonać się ich utylizacji? Dotyczy to oczywiście także danych przechowywanych na nośnikach cyfrowych oraz archiwizowanych już pobytów, wizyt, procesów, transakcji itp.

Następnie trzeba uważnie spojrzeć na obrót dokumentami w działach HR. Tu konieczne jest wdrożenie bardzo konkretnych procedur, inaczej możemy narazić się na spore nieprzyjemności. Każda firma musi określić, jacy pracownicy powołani są do odczytywania danych osobowych, przez jaki czas trwania rekrutacji można przechowywać dane, które dane są niezbędne.

Warto w tym momencie podkreślić jeszcze jedną rzecz dotyczącą obiegu dokumentami, na którą mało osób patrzy. Otóż samo pozostawienie w miejscu ogólnodostępnym, na ladzie, biurku choćby i odwróconej do góry teczki z nazwiskiem np. kandydata ubiegającego się o pracę, stanowi już naruszenie przepisów RODO.!

Firmy outsourcingowe

Warto także uważnie spojrzeć na działanie naszych firm zewnętrznych. Dzisiaj są one w zasadzie koniecznością w każdej firmie czy korporacji. Korzystamy z zewnętrznych firm księgowych czy kancelarii prawniczych. Trzeba wiedzieć, że obecnie istnieje konieczność podpisywania z takimi zewnętrznymi firmami konkretnych umów z zakresu właśnie przetwarzania danych.

Szkolenia z zakresu RODO

Na koniec warto powiedzieć trochę o szkoleniach z zakresu RODO. Otóż warto w nie inwestować - ogólna wiedza to bowiem jedno, zaś wprowadzenie konkretnych rozporządzeń w życie to drugie. Dlatego też warto wybrać się na szkolenie oraz oczywiście przeszkolić także pracowników. Podczas wyboru szkolenia trzeba jednakże zwrócić uwagę na kilka rzeczy. Przede wszystkim szkolenie musi być naprawdę porządne i prowadzone przez dobrą firmę. Ponadto wybierzmy dobrze nasz sektor.

Artykuł Partnera

Polecane kancelarie

Ostatnie artykuły

Jak wyjść
z długów?
Prawo cywilne

Bardzo łatwo wpaść w spiralę zadłużenia. Przyczyny mogą być różne: życie ponad stan, nagła utrata pracy, choroba czy ...

Czytaj
Kiedy groźba jest karalna Prawo karne

Grożenie innej osobie wyrządzeniem krzywdy i działaniem na jego szkodę lub szkodę osoby mu najbliższej nie pozostaje ...

Czytaj