Faktura VAT a faktura proforma

Faktura VAT a faktura proforma

Prowadząc własną działalność gospodarczą z pewnością prędzej czy później spotkać się można z pojęciem faktura. Jednak należy pamiętać, że popularnie stosowana faktura VAT to coś innego niż wystawiana czasami faktura proforma. Jakie są równice pomiędzy tymi dokumentami i jakie konsekwencje wiążą się z ich wystawieniem? Zapraszamy do lektury.

Różnice pomiędzy dokumentami.

Wystawianie faktur ma jedną główną funkcję, a jest nią pisemne potwierdzenie zawarcia transakcji i przyjęcia zapłaty za nią. W ten sposób na podstawie wystawionej faktury vat, masz obowiązek rozliczenia podatku VAT dla firmy. Jednak w swojej działalności możesz spotkać się z innego rodzaju fakturą, czyli fakturą proforma, która jednak nie jest traktowana jako pełnoprawny dokument księgowy i na jego podstawie nie dokonuje się rozliczeń podatkowych.

Praktycznie każdy przedsiębiorca jest zobligowany do rozliczania podatku od towarów i usług (VAT), na podstawie wystawianych faktur. Faktura VAT to rodzaj dokumentu, który stanowi podstawę do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Jednak, aby dokument był ważny, musi spełnić określone warunki i zawierać konkretne informacje, które są precyzyjnie określone przez obowiązujące przepisy.

Faktura VAT stanowi dokument potwierdzający sprzedaż. Wystawienie tego rodzaju dokumentu powoduje powstanie tzw. obowiązku podatkowego. Co do zasady faktura VAT powinna być wystawiona w dwóch jednakowych egzemplarzach, jednak nie ma obecnie konieczności rozróżniania na dokument oryginalny i kopię. Nie trzeba również podpisywać faktury VAT, z wyjątkiem faktur wystawionych przez rolników zryczałtowanych. Dopuszczalne jest wystawienie faktury VAT elektronicznej (e-faktura), jak i papierowej.

faktura pro forma

Informacje konieczne do umieszczenia na fakturze VAT.

Aby faktura była poprawna należy umieścić na niej informacje dotyczące:

  • kolejny numer faktury (indywidualny i niepowtarzalny),
  • data wystawienie dokumentu,
  • dane stron kupna-sprzedaży,
  • specyfikacja przedmiotu transakcji, czyli nazwa towaru lub wykonanej usługi,
  • liczba sprzedanych towarów,
  • cena jednostkowa netto - czyli bez kwoty VAT,
  • kwota zastosowanych ewentualnie obniżek,
  • wartość netto wszystkich towarów i usług,
  • określona stawka podatku VAT,
  • suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VATu lub zwolnione z podatku,
  • kwota podatku VAT,
  • ogólna kwota transakcji ze wskazaniem rodzaju waluty,
  • informacja o terminie uregulowania zapłaty,
  • dodatkowe informacje dotyczące np. sposobu odbioru, miejsca i czasie dostawy.

Czym jest faktura pro forma?

Faktura proforma stanowi rodzaj dokumentu, który może być zapowiedzią lub propozycją dokonania transakcji. Jak sama nazwa wskazuje dokument wystawiany jest dla tzw. formalności, czyli najczęściej w celach jedynie informacyjnych, lub też dla określenia wysokości niezbędnej zaliczki, którą należy uiścić na poczet zawarcia transakcji. Co ważne faktura proforma nie stanowi dokumentu księgowego.

Jednak ze względu na podobieństwa wizualne, łatwo może dojść do pomyłki z fakturą VAT, ponieważ zawiera ona praktycznie te same informacje co prawidłowy dokument księgowy. Nawet jeśli na fakturze proforma znajduje się określona kwota podatku VAT, ale sam dokument zatytułowany jest "faktura pro forma", to nie jest to w rozumieniu litery prawa, dokument  do rozliczenia się z Urzędem Skarbowym. Warto wiedzieć, że wystawienie faktury proforma nie niesie za sobą jakichkolwiek konsekwencji podatkowych. Jednocześnie wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia Cię, jako przedsiębiorcy do wystawienia pełnej faktury VAT w przypadku otrzymania zapłaty za towar lub wykonaną usługę. Faktura proforma, czyli informacyjna wystawiana jest przed faktem otrzymania zapłaty. Natomiast pełnoprawna faktura VAT wystawiana jest po otrzymaniu należności, jednocześnie stanowiąc dowód zapłaty.

Jeśli chodzi o wystawianie faktur VAT na dokumencie wystarczy umieścić nagłówek Faktura, jednak w przypadku faktury informacyjnej, należy wyraźnie zaznaczyć "faktura proforma".

 Faktura proforma stanowi wygodne narzędzie do informowania swoich kontrahentów o należnej kwocie, jednocześnie nie sprowadzasz na siebie obowiązku uregulowania należności podatku VAT. Wystawienie faktury informacyjnej jest w pełni bezpieczne i pozbawione negatywnych konsekwencji.

faktura proforma

Wystawiaj faktury w wygodny sposób.

Samodzielne wystawianie dokumentów księgowych wiąże się z dość dużym stresem i obarczone jest możliwością pomyłki. Jednak niezależnie od tego czy jesteś początkującym przedsiębiorcą czy może weteranem biznesu, warto ułatwić sobie pracę z księgowością, zwłaszcza jeśli zależy Ci na własnoręcznym wystawianiu dokumentów, a nie oddelegowaniu zadań księgowej. Idealnym rozwiązaniem jest skorzystanie z wygodnego programu księgowego Faktura VAT 2021.

Jest to w pełni profesjonalny dobry program do faktur RAFSOFT, dzięki któremu z łatwy sposób zorganizujesz sprawy księgowości związane z firmą, a także wystawisz zarówno faktury VAT, jak i faktury Pro Forma. Przejrzysty interfejs i intuicyjność obsługi programu do duży plus dla każdego przedsiębiorcy.

Artykuł sponsorowany 

Polecane kancelarie

Ostatnie artykuły

Jak wyjść
z długów?
Prawo cywilne

Bardzo łatwo wpaść w spiralę zadłużenia. Przyczyny mogą być różne: życie ponad stan, nagła utrata pracy, choroba czy ...

Czytaj
Wypowiedzenie umowy o pracę? Nie daj się oszukać - WZÓR Prawo cywilne

Wypowiedzenie umowy o pracę - wszystko co musisz wiedzieć na temat wypowiedzenia umowy. Jakie pułapki na Ciebie czyh...

Czytaj