Świadectwo pracy - co musi zawierać i jaki jest termin wystawienia?
Prawo pracy

Świadectwo pracy - co musi zawierać i jaki jest termin wystawienia?

Zarówno rozwiązanie umowy o pracę i jej zakończenie z uwagi na upływ terminu, na który została zawarta – nakłada na pracodawcę pewne obowiązki. Pracodawca zobligowany jest przede wszystkim wystawić pracownikowi prawidłowe świadectwo pracy. Świadectwo jest dokumentem, które stanowi potwierdzenie wykonywania pracy w ramach umowy o pracę, w danym okresie, u konkretnego pracodawcy. Dzięki informacjom zawartym w jego treści, umożliwia także nowemu pracodawcy, ustalenie pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego.  

Czym jest świadectwo pracy?

Jak już wyżej wskazano - to dokument wydawany pracownikowi (lub osobie pisemnie przez niego upoważnionej) - przez pracodawcę. Obowiązek sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy powstaje w związku z wygaśnięciem umowy o pracę lub jej rozwiązaniem. Przepisy prawa nakładają na pracodawcę obowiązek wydania świadectwa pracy niezwłocznie. Dodatkowo, pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika z nim. Jest to zatem obowiązek, który ciąży na pracodawcy bez względu na to czy pracownik oddał np. powierzone mu mienie służbowe. 

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Poprawnie wystawione świadectwo pracy, powinno zawierać m.in.:

  1. dokładne wskazanie okresu zatrudnienia pracownika, od kiedy do kiedy był pracownikiem,
  2. wskazanie wymiaru etatu,
  3. określenie zajmowanych przez pracownika stanowisk lub rodzaju pracy, którą wykonywał,
  4. sposób/tryb rozwiązania umowy z pracownikiem,
  5. wskazanie, ile dni urlopu wypoczynkowego wykorzystał pracownik,
  6. wskazanie, ile dni dodatkowego urlopu lub innego świadczenia zgodnego z przepisami prawa pracy wykorzystał pracownik,
  7. wskazanie, czy pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego i w jakim wymiarze,
  8. wskazanie czy pracownik korzystał z urlopu rodzicielskiego/ ojcowskiego/ wychowawczego i w jakim wymiarze,
  9. wskazanie liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za okres choroby,
  10. wskazanie czy pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy z tytułu art. 188 Kodeksu pracy,
  11. wskazanie okresu czasu, za który pracownik powinien otrzymać odszkodowanie wynikające ze skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
  12. jeżeli dotyczy to pracownika, to okres odbywania czynnej służby wojskowej,
  13. dokładne określenie terminu, w którym pracownik odbywał pracę w szczególnych warunkach, o ile taka miała miejsce,
  14. wskazanie na okresów nieskładkowych, przypadających na okres zatrudnienia,
  15. wzmiankę o ewentualnych zajęciach wynagrodzenia,

Ile czasu przysługuje na wystawienie świadectwa pracy?

Świadectwo pracy powinno zostać wydane pracownikowi niezwłocznie. Co to znaczy niezwłocznie? Przyjmuje się, że to ostatni dzień trwania umowy. W przypadku, gdy wydanie świadectwa w tym terminie jest niemożliwe z przyczyn niezależnych od pracodawcy, pracodawca zobowiązany jest w terminie 7 dni wysłać świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć w inny prawidłowy sposób. Bywa, że pracownik upoważnia kogoś do odbioru w swoim imieniu świadectwa pracy. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo przekazać je prawidłowo upoważnionej osobie. Każdy pracownik powinien mieć świadomość, że wydawanie świadectwa pracy nie odbywa się na wniosek pracownika.

Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy z mocy prawa i aktualizuje się z momentem zakończenia umowy o pracę. Pracownik jest uprawniony do ubiegania się o odszkodowanie, które przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy (nie dłużej niż za 6 tygodni), gdy pracodawca nie dotrzyma ww. terminu wydania świadectwa pracy. Aby jednak uzyskać takie odszkodowanie, pracownik musi udowodnić szkodę, jaką poniósł z uwagi na nieterminowe wydanie świadectwa. Przykładem może być np. utrata szansy na zatrudnienie w nowej firmie z uwagi na niemożność przedłożenia świadectwa pracy nowemu pracodawcy i w związku z tym brak zarobkowania.

Pracownikowi zawsze przysługuje prawo ubiegania się o sprostowanie wydanego przez pracodawcę świadectwa pracy, gdy nie zawiera ono wymaganych informacji lub, gdy są one błędne czy niezupełne. Ważny jest jednak termin, w którym pracownik może z wnioskiem o sprostowanie wystąpić do pracodawcy. Ma na to 7 dni od daty otrzymania wadliwego świadectwa pracy. Pracodawca obowiązany jest do ustosunkowania się co do prośby pracownika - na piśmie. Gdy pracodawca nie dokona stosownych zmian lub w ogóle nie ustosunkuje się do wniosku o sprostowanie, pracownik może skierować sprawę na drogę postępowania sądowego.

Z jaką datą pracodawca wystawia świadectwo pracy?

Czasem zdarza się, że ostatni dzień zatrudnienia przypada akurat w dzień wolny od pracy. W takiej sytuacji pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w najbliższym dniu roboczym. Nie może to być jednak później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia.

Duplikat świadectwa pracy.

Co w przypadku, kiedy świadectwo pracy zaginie lub po prostu ulegnie zniszczeniu? Pracownik ma możliwość zgłosić się do byłego pracodawcy, w celu uzyskania duplikatu świadectwa.

Rola świadectwa pracy.

Świadectwo pracy pełni bardzo ważną rolę w aspekcie zatrudnienia, przyszłej emerytury, czy innych świadczeń. Pozwala udowodnić okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, np. przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w postępowaniu o przyznanie emerytury. Niejednokrotnie wymagane jest przez nowego pracodawcę, który może na podstawie świadectwa ustalić, gdzie pracownik poprzednio pracował, na jakim stanowisku, a przede wszystkim dlaczego i na jakiej podstawie ustał poprzedni stosunek pracy.

Inne sposoby wydania świadectwa pracy.

Tak jak wyżej wskazano, jeśli wydanie świadectwa pracy pracownikowi, bądź upoważnionej przez niego osobie napotyka trudne do przezwyciężenia przeszkody, pracodawca nie może poprzestać na włożeniu świadectwa w akta pracownika. Jako pracodawca zobowiązany jest w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy przesłać świadectwo pracownikowi lub osobie posiadającej upoważnienie/pełnomocnictwo, czy to pośrednictwem poczty czy inny w inny skuteczny sposób.

Bardzo ważna jest już sama próba doręcznia niniejszego świadectwa. Przykładowo, wysłanie za pośrednictwem poczty, na adres pracownika podany przez niego do akt osobowych, listem poleconym - pozwala przyjąć, że pracodawca dołożył należytej staranności do wywiązania się z ciążącego na nim obowiązku.

Polecane kancelarie

Ostatnie artykuły

Jak wyjść
z długów?
Prawo cywilne

Bardzo łatwo wpaść w spiralę zadłużenia. Przyczyny mogą być różne: życie ponad stan, nagła utrata pracy, choroba czy ...

Czytaj
Pozbawienie władzy rodzicielskiej - kiedy jest możliwe i jakie są jego skutki? Prawo rodzinne

Społecznie pożądanym i optymalnie zabezpieczającym szeroko rozumiane dobro dziecka, jest model rodziny, w którym oboj...

Czytaj