Świadectwo pracy - co musi zawierać i jaki jest termin wystawienia?

Świadectwo pracy - co musi zawierać i jaki jest termin wystawienia?

Rozwiązanie umowy o pracę, jak również jej wygaśnięcie pociąga za sobą dodatkowe, formalne obowiązki, jakie musi wypełnić pracodawca. Jeden z nich to wystawienie świadectwa pracy. Stanowi ono dowód i potwierdzenie wykonywania pracy w ramach umowy o pracę. Świadectwo to także dokument niezbędny przyszłemu pracodawcy, w celu ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego.

 

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to dokument wydawany pracownikowi - lub osobie pisemnie przez niego upoważnionej przez pracodawcę, w związku z wygaśnięciem umowy o pracę lub rozwiązaniem stosunku pracy. Co ważne, dokument ten ma zostać wydany przez pracodawcę niezwłocznie. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Kopię świadectwa przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

 

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Aby świadectwo pracy było poprawnie wystawione, powinno zawierać m.in.:

  • okres zatrudnienia pracownika,
  • wymiar etatu,
  • nazwy zajmowanych przez pracownika stanowisk lub rodzaj pracy,
  • tryb rozwiązania umowy lub okoliczności jej wygaśnięcia,
  • liczbę dni urlopu wypoczynkowego, które wykorzystał pracownik,
  • liczbę dni dodatkowego urlopu lub innego świadczenia zgodnego z przepisami prawa pracy,
  • okres korzystania z urlopu bezpłatnego,
  • określenie wykorzystanych dni urlopu rodzicielskiego/ ojcowskiego/ wychowawczego,
  • liczbę dni za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za okres choroby,
  • określenie wykorzystanych dni zwolnienia od pracy z tytułu art. 188 Kodeksu pracy,
  • okres czasu, za który pracownik może otrzymać odszkodowanie wynikające ze skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
  • okres odbywania czynnej służby wojskowej,
  • czas w którym pracownik odbywał pracę w szczególnych warunkach,
  • nieskładkowe okresy przypadające na okres zatrudnienia wynikającego ze świadectwa pracy,
  • informację o ewentualnych zajęciach wynagrodzenia,
  • dane, których zamieszczenia zażąda pracownik.

Ile czasu przysługuje na wystawienie świadectwa pracy?

Pracodawca powinien wręczyć świadectwo pracy byłemu pracownikowi, niezwłocznie – przyjmuje się, że oznacza to ostatni dzień trwania umowy. Jeżeli wydanie świadectwa w ten sposób jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych, to pracodawca jest obowiązany w terminie 7 dni wysłać świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć w inny sposób. Zdarza się, że pracodawca jest uprawniony do przekazania świadectwa pracy innej osobie, która posiada pisemne upoważnienie od pracownika. Co ważne, wydawanie świadectwa pracy nie odbywa się na wniosek pracownika, bowiem jest to przepisowy obowiązek pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie dotrzyma obowiązującego terminu wydania świadectwa pracy, wówczas pracownik jest uprawniony do ubiegania się o odszkodowanie, które przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy (nie dłużej niż za 6 tygodni). Pracownik, na etapie postępowania sądowego, jest jednak zobowiązany do udowodnienia szkody, jaką poniósł z uwagi na nieterminowe wydanie świadectwa potwierdzającego zatrudnienie - np. utrata szansy na zatrudnienie w nowej firmie. Pracownik może ubiegać się o sprostowanie wydanego przez pracodawcę świadectwa pracy, jeżeli nie zawiera ono wszelkich niezbędnych informacji, są one błędne bądź niekompletne. Pracownik na podjęcie wskazanych czynności ma 7 dni od daty otrzymania wadliwego świadectwa pracy. W takim samym terminie pracodawca obowiązany jest do ustosunkowania się co do prośby pracownika - na piśmie. Jeżeli stanowisko pracodawcy będzie niezgodne z żądaniem pracownika - wówczas pracownik może skierować sprawę na drogę postępowania sądowego.

 

Z jaką datą pracodawca wystawia świadectwo pracy?

W przypadku, kiedy ostatni dzień zatrudnienia przypada akurat w dzień wolny od pracy, pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w najbliższym dniu roboczym, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia.

 

Duplikat świadectwa pracy

W przypadku, gdy pracownik straci świadectwo pracy - z powodów losowych - to ma prawo zgłosić się do byłego pracodawcy w celu uzyskania duplikatu świadectwa. Obowiązkiem pracodawcy w takim przypadku, jest wydanie wskazanego dokumentu. Powinien zrobić to bez zbędnej zwłoki.

 

Rola świadectwa pracy

Rola świadectwa pracy to coś więcej niż określenie liczby dni przysługującego jeszcze urlopu do wykorzystania. Wskazany dokument porządkuje bieżące sprawy, a także może przydać się w przyszłości. Zawiera przede wszystkim informacje o charakterze pracy, o jego warunkach szczególnych, które stanowią podstawę do uzyskania zarówno świadczeń z ubezpieczeń społecznych, jak i roszczeń od pracodawcy, związanych z naruszeniem przepisów o bezpieczeńswie i higienie pracy.

 

Inne sposoby wydania świadectwa pracy

Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi, bądź upoważnionej przez niego osobie w najbliższym terminie jest niemożliwe - pracodawca jest zobowiązany w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy przesłać świadectwo pracownikowi lub osobie posiadającej pełnomocnictwo - za pośrednictwem poczty, bądź doręczyć je w inny sposób. Najważniejszą kwestią w takim wypadku jest próba doręcznia niniejszego świadectwa, a więc przykładowo wysłanie za pośrednictwem poczty na podany przez zatrudnionego adres listu poleconego ze świadectwem, który w razie nieodebrania przez pracownika, pracodawca składa w aktach osobowych.