Ewidencja czasu pracy, a lista obecności pracowników.
Prawo pracy

Ewidencja czasu pracy, a lista obecności pracowników.

Jak stanowi art. 149 kodeksu pracy:

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Ewidencjonowanie czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Obowiązek ten ma charakter bezwzględny, co oznacza, że pracodawca nie może nie prowadzić takiej ewidencji. Niedopuszczalne jest zatem wyłączenie tego obowiązku w regulacjach wewnątrzzakładowych, bądź w umowie z pracownikiem.

Po co ewidencjonuje się czas pracy pracownika?

Kodeks Pracy nie bez powodu nakłada na pracodawcę ten obowiązek. Celem ustawodawcy było przede wszystkim umożliwienie szczegółowego ustalenia rzeczywistego czasu pracy danego pracownika, co pozwala choćby na prawidłowe obliczenie jego wynagrodzenia. Ponadto pracodawca winien ewidencjonować czas pracy pracowników, aby ułatwić przeprowadzenie skutecznej kontroli przestrzegania prawa pracy przez uprawnione do tego organy, jak np. PIP.

Zakres danych podlegających ewidencji.

Zgodnie z § 8 rozporządzenia w sprawie akt osobowych pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

  • kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
  • imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
  • kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Wymieniony wyżej zakres gromadzonych danych pracodawca może rozszerzyć.

Ewidencja czasu pracy, a lista obecności.

Czy prowadzenie przez pracodawcę listy obecności może zastąpić ewidencję czasu pracy?

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję zawierającą wszystkie wskazane wyżej elementy. Jeśli w ewidencji brakuje jakiegoś z ww. składnika, oznacza to, że pracodawca nie wywiązuje się należycie z obowiązku nałożonego na niego przez ww. rozporządzenie.

I z pewnością nie zastępuje ww. ewidencji czasu pracy, prowadzona w zakładzie pracy lista obecności. Listy obecności z podpisami pracowników, rejestrujące jedynie godziny wejścia i wyjścia pracowników, mogą stanowić wyłącznie uzupełnienie i spełniać rolę pomocy przy tworzeniu ostatecznej ewidencji czasu pracy. Mogą stanowić np. załącznik do ewidencji czasu pracy. Tym bardziej, że żadne przepisy nie nakładają obowiązku odnotowywania godzin przyjścia i wyjścia pracownika z zakładu pracy. W literaturze zgodnie wskazuje się, że jest to właściwe dla zapewnienia rzetelnego prowadzenia dokumentacji, ale obowiązek taki nie wynika wprost z przepisów.

Forma ewidencji czasu pracy.

Ustawa nie wskazuje formy, w jakiej powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. Przyjąć zatem można, że pracodawca może to zrobić w dowolnej formie, przy zachowaniu jednak ww. wymogów. Możliwe jest zatem przyjęcie zarówno formy papierowej, jak i elektronicznej. Zaleca się jednak drukowanie i archiwizowanie ewidencji w postaci papierowej.

Wszystkie dokumenty składające się na dokumentację pracowniczą, w tym ewidencja czasu pracy, powinny być sporządzone w języku polskim

 

Polecane kancelarie

Ostatnie artykuły

Jak wyjść
z długów?
Prawo cywilne

Bardzo łatwo wpaść w spiralę zadłużenia. Przyczyny mogą być różne: życie ponad stan, nagła utrata pracy, choroba czy ...

Czytaj
Pozbawienie władzy rodzicielskiej - kiedy jest możliwe i jakie są jego skutki? Prawo rodzinne

Społecznie pożądanym i optymalnie zabezpieczającym szeroko rozumiane dobro dziecka, jest model rodziny, w którym oboj...

Czytaj