Zespół PewnyPrawnik.pl
Wszyscy wiemy, że wystawianie faktur stanowi obowiązek każdego przedsiębiorcy, który jest czynnym podatnikiem VAT. Faktura może zostać wystawiona zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Jeśli mamy do czynienia z e – fakturą to znaczy, że chodzi o faktury w formie elektronicznej.
E - faktura to dokument elektroniczny, który zawiera elementy faktury zwykłej i w swej istocie posiada jej cechy. Istotne jest to, że rozlicznie na podstawie e-faktury następuje w taki sam sposób jak w przypadku rozliczania się na podstawie faktur tradycyjnych. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazano, że jeśli fakturę przesłano w formie elektronicznej, a w dalszej kolejności wydrukowano ją u odbiorcy to taką fakturę należy tratować jak fakturę, która została wystawiona w zwykłej formie papierowej (Wyrok Naczelnego Sąd Administracyjnego z dnia 20 maja 2010 r., I FSK 1444/09). Warto też sprawdzić co będzie dla nas lepsze rachunek czy faktura?
Warunek zastosowania faktury elektronicznej.
Aby fakturę można było wystawić w formie e – faktury potrzebna jest zgoda odbiorcy tej faktury. Jednakże zgoda taka nie musi wiązać stron przez cały okres ich współpracy, gdyż może zostać w każdej chwili cofnięta. Wystawienie pierwszej e-faktury jest możliwe już na następny dzień po uzyskaniu akceptacji e-faktur. Jeśli zgoda na wystawianie faktury w tej formie została anulowania przez odbiorcę, to wystawca nie będzie mógł wystawić e-faktury już następnego dnia po dniu, w którym zgodę cofnięto.
Nie został natomiast określony sposób w jaki taką zgodę odbiorca powinien wyrazić. Dlatego w praktyce przyjęło się, że zarówno forma pisemna jak i elektroniczna jest właściwa dla złożenia oświadczania o wyrażeniu zgody na e-faktury. Zgoda może być także wyrażona przez czynności o charakterze dorozumianym, tzw. czynności konkludentne. To oznacza, że „milczenie” czyli brak wyraźnego sprzeciwu na wystawianie e-faktur, w konsekwencji jest traktowane tak jakby odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Jeśli zatem zapłacimy kwotę wskazaną w nadesłanej nam e-fakturze, to będzie to oznaczało, że wyrażamy zgodę na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej.
Jakie elementy powinna zawierać e-faktura?
Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, faktura jest dokumentem, w którym muszą być zamieszczone elementy nakazane przez ustawę i może ona przybrać zarówno formę papierową, jak i elektroniczną. Co do faktury elektronicznej – to w myśl pkt. 32 art. 2 tejże ustawy – dozwolony jest dowolny format elektroniczny dla ich wystawienia i otrzymania. Tym samym, podobnie jak faktura w formie papierowej, w fakturze elektroniczna należy zamieścić:
- datę jej wystawienia,
- numer faktury, który pozwoli na jej identyfikację,
- imiona i nazwiska bądź nazwy oraz adresy stron tj. sprzedawcę i nabywcę towaru/ usługi,
- numer NIP lub PESEL identyfikujący w celach podatkowych sprzedawcę i nabywcę,
- datę wystawienia faktury oraz datę dostarczenia towaru lub zakończenia wykonywanych usług;
- datę zapłaty,
- określenie rodzaju towaru czy wykonywanej usługi i ich ilość,
- cenę netto towaru lub usługi za sztukę - bez wliczania kwoty podatku – tzw. cena jednostkowa netto,
- wysokość wszelkich rabatów, w tym również za wcześniejsze uiszczenie należności, chyba, że zostały one zawarte w cenie jednostkowej netto,
- cenę netto wszystkich towarów lub usług objętych fakturą – tj. ich suma – bez doliczania kwoty podatku – tzw. wartość sprzedaży netto,
- stawkę podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto ze wskazaniem stawek podatku oraz towarów zwolnionych z podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, ze wskazaniem kwot wynikających z poszczególnych stawek podatku;
- całą należnąkwotę do zapłaty tj. wraz z VAT
Przechowywanie faktur elektronicznych.
Zarówno wystawca faktury jak i odbiorca - tak samo jak w przypadku tradycyjnych faktur - zobowiązani są do przechowania e – faktur. Zgodnie z art. 112 a ustawy o VAT e - faktury należy zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Czas ten liczy się od dnia jej wystawienia lub otrzymania. Dodatkowo podatnicy muszą przechowywać e-faktury tak, aby możliwe było ich proste znalezienie, odczytanie, w sposób gwarantujący integralność treści oraz żeby nie było wątpliwości co do autentyczności pochodzenia takiej faktury.
Przesyłanie e- faktur do kontrahenta.
Faktury należy wystawić przynajmniej w dwóch egzemplarzach - jeden z nich sprzedawca pozostawia w dokumentacji księgowej, a drugi należy przekazać nabywcy. Zgodnie z treścią art. 106g ust. 3 ustawy o VAT, w odniesieniu do e - faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
- Podatnik, który dokonuje sprzedaży musi przesłać lub udostępnić nabywcy wystawioną fakturę. Może to również robić upoważniona przez podatnika osoba;
- Nabywca, który wystawia faktury w imieniu i na rzecz podatnika obowiązany jest podatnikowi, który wydał mu upoważnienia do wystawienia faktury, przesyłać te faktury lub je udostępnić - należy respektować i mieć na uwadze zasady, które wynikają z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika, który dokonuje sprzedaży;
- nabywca wystawiając notę korygującą obowiązany jest taką korektę przesyłać lub udostępniać wystawcy faktury,
- razem z tym należy również pozostawić egzemplarz takiej faktury w swojej dokumentacji.
Co istotne dla wielu przedsiębiorców - w ramach przesyłania e-faktur nie ma wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Faktura elektroniczna, a faktury korygujące i duplikaty.
Podobnie jak w przypadku zwykłych faktur – e-faktury mogą być korygowane oraz można wystawiać ich duplikaty. Korekty i duplikaty muszą być wystawione również w formie elektronicznej. Wyjątkiem od tego wymogu jest sytuacja kiedy odbiorca faktury cofnie zgodę na wystawiane faktur w postaci elektronicznej. Wówczas duplikat czy korektę można wystawić w formie papierowej.
Podsumowując, aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, to:
- w treść muszą znajdować się elementy, które wskazane zostały w ustawie,
- musi być z nie tylko wystawiona w formie elektronicznej, ale również w tejże formie wysłana,
- musi być wystawiona w dwóch jednakowych egzemplarzach (jeden dla nabywcy, drugi dla dostawcy),
- odbiorca musi potwierdzić odbiór faktury ;
- ważna jest autentyczność pochodzenia faktury, jej czytelność oraz gwarancja integralności treści.
