E-faktura, czym jest i jak się ją wystawia?
Prawo gospodarcze

E-faktura, czym jest i jak się ją wystawia?

Jak powszechnie wiadomo, wystawianie faktur stanowi obowiązek każdego przedsiębiorcy, który jest czynnym podatnikiem VAT. Można ją wystawić zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Jeśli chodzi o formę elektroniczną, w tym wypadku mamy do czynienia z e - fakturą. E - faktura to nic innego, jak dokument elektroniczny mający cechy faktury. Za pomocą e - faktury można rozliczać się tak samo jak przy zastosowaniu zwykłej, papierowej faktury. Zgodnie z brzmieniem wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jak faktura tradycyjna.

Warunek zastosowania faktury elektronicznej.

Podstawowym warunkiem stosowania e - faktury jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahenta. Wystawianie, a następnie przesyłanie e- faktur można rozpocząć już w dniu następnym po dniu akceptu przez odbiorcę takiej formy faktury. Ponadto, kontrahent w każdej chwili może cofnąć swoją zgodę na wystawianie mu faktur w formie elektronicznej. W takiej sytuacji wystawca faktury traci prawo do wystawiania e - faktur w dniu następującym, po dniu cofnięcia przez kontrahenta zgody na wystawianie faktur elektronicznych.

Przepisy ustawy nie wskazują natomiast w jakiej formie powinna być dokonana akceptacja faktury elektronicznej (przez odbiorcę). Przyjmuje się jednak, że taka akceptacja może odbyć się w formie pisemnej bądź elektronicznej. Ponadto, można domniemywać, iż kontrahent wyraził zgodę na przesyłanie faktur w takiej formie, jeśli wyraźnie się nie sprzeciwił temu. Mając na uwadze powyższe, jeżeli nabywca opłaci należność wynikającą z e - faktury, to przyjąć należy, że jest to wyraz jego akceptacji.

Jakie elementy powinna zawierać e - faktura?

Zgodnie z brzmieniem art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, faktura to dokument zawierający dane wymagane przez ustawę, ma ona formę papierową bądź elektroniczną. Tym samym, podobnie jak faktura w formie elektronicznej, faktura elektroniczna powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • numer, w celu jednoznacznej identyfikacji faktury,
  • imiona i nazwiska oraz nazwy podatnika oraz nabywcy towarów oraz usług, a także ich adresy,
  • numer podatnika,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów bądź usług został zidentyfikowany dla podatku, bądź podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary oraz usługi,
  • datę dokonania bądź zakończenia dostawy towarów bądź zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi - bez wliczania kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
  • kwoty wszelkich rabatów, w tym również za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku, jak również sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwota należności ogółem.

Przechowywanie faktur elektronicznych.

Faktury elektroniczne powinny być przechowywane przez wystawców, a także przez odbiorców w takim formacie, w jakim zostały przesłane drogą elektroniczną - w sposób gwarantujący ich wiarygodność i autentyczność  w odniesieniu do ich pochodzenia, integralność treści, a także ich czytelność przez cały okres przechowywania. E - faktury należy przechowywać przez taki czas jak faktury tradycyjne, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przesyłanie e- faktur do kontrahenta.

Faktury sprzedaży wystawia się przynajmniej w dwóch egzemplarzach - jeden egzemplarz otrzymuje nabywca, natomiast drugi składany jest w dokumentacji księgowej sprzedawcy. Zgodnie z treścią art. 106g ust. 3 ustawy o VAT, w odniesieniu do e - faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

  • podatnik dokonujący sprzedaży wystawia i przesyła faktury do nabywcy,
  • nabywca wystawiający faktury w imieniu i na rzecz podatnika przesyła je lub udostępnia podatnikowi - który upoważnił go do wystawiania faktur, biorąc pod uwagę zasady wynikające z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
  • nabywca wystawiając notę korygującą przesyła ją lub udostępnia wystawcy faktury,

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Podkreślić należy, iż w ramach przesyłania e-faktur nie ma wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Faktura elektroniczna, a faktury korygujące i duplikaty.

Faktury elektroniczne, tak jak faktury w formie tradycyjnej można korygować, a także wystawiać ich duplikaty. Powinny one mieć formę elektroniczną, tak jak przedmiotowa e - faktura. W wyjątkowych wypadkach dopuszcza się ich wystawienie w formie papierowej (np. gdy kontrahent cofnie akceptację dla faktur elektronicznych).

Podsumowując, aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi ona zawierać:

  1. wszystkie elementy wymagane ustawą,
  2. być zarówno wystawiona, jak i wysłana w formie elektronicznej,
  3. być wystawiona w dwóch jednakowych egzemplarzach (jeden dla nabywcy, drugi dla dostawcy),
  4. odbiór faktury musi być akceptowany przez nabywcę,
  5. najważniejsza jest autentyczność pochodzenia faktury, integralność treści, a także czytelność faktury.

Ostatnie artykuły

Adwokat, Radca Prawny, Notariusz, Mecenas - Czyli kto jest kim w świecie prawa Prawo

Jak powszechnie wiadomo, istnieje wiele zawodów prawniczych, różniących się między sobą sferą kompetencji, zakresu dzia...

Czytaj
Urlop ojcowski Prawo cywilne

Urlop ojcowski utożsamiany często (błędnie) z urlopem tacierzyńskim jest funkcjonującym od kilku lat dodatkowym uprawnien...

Czytaj
Zwolnienie lekarskie po ustaniu zatrudnienia. Zasiłek chorobowy. Prawo pracy

Zasiłek chorobowy jest świadczeniem wypłacanym w czasie niezdolności do pracy. Jego celem jest czasowe zabezpieczenie bytow...

Czytaj