Nota obciążeniowa - co to jest i kiedy możemy ją stosować?

Nota obciążeniowa - co to jest i kiedy możemy ją stosować?

Nie wszystkie transakcje między przedsiębiorcami muszą zostać udokumentowane za pomocą faktury. Możemy spotkać się z sytuacjami, kiedy wystarczającą formą potwierdzenia dokonanej transakcji będzie nota księgowa, tj. nota obciążeniowa. Nota obciążeniowa to nic innego jak prosty dokument księgowy, który dokumentuje takie przychody bądź koszty, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.

Cele zastosowania noty obciążeniowej.

Noty obciążeniowe najczęściej wykorzystywane są:

  • w celu obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od nieuiszczonych należności pieniężnych,
  • udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela,
  • obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy,
  • uznania dłużnika kwotą umorzonego długu,
  • sprostowania pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych,
  • przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę np. opłat skarbowych.

Nota księgowa (obciążeniowa) w ustawie o rachunkowości.

Nota księgowa może stanowić podstawę do dokonania zapisów w księgach rachunkowych. W treści noty księgowej muszą jednak pojawić się następujące elementy:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  2. określenie stron dokonujących operacji gospodarczej;
  3. opis operacji oraz jej wartość;
  4. datę dokonania operacji;
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

 

 

Nota księgowa, a podatkowa księga przychodów i rozchodów.

Zgodnie z treścią par. 12 ust.3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi rozchodów i przychodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, tj:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub (...)
  • - inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    •  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Mając na uwadze powyższe zapisy, nota księgowa (obciążeniowa) interpretowana jest jako - inny dowód księgowy - i tym samym stanowi podstawę do zapisów w księdze przychodów i rozchodów. Zgodnie z treścią par. 13 tegoż rozporządzenia - podstawią zapisów w księdze podatkowej, może być nota księgowa otrzymana od kontrahenta bądź przekazana konrahentowi. Chodzi jednak o taką notę, która została wystawiona w celu skorygowania zapisów dotyczących transakcji gospodarczej.

Ponadto, wskazać należy, iż aby nota stanowiła dowód księgowy musi zostać potwierdzona wyciągiem bankowym bądź odpowiednią Umową.

 

 

Wystawianie i korygowanie not księgowych (obciążeniowych).

Reguły odnoszące się do wystawiania i korygowania not, zazwyczaj zawarte są w przepisach wewnętrznych jednostek bowiem nie znajdziemy przepisów ogólnie regulujących tę kwestię. Tryb postępowania w tym zakresie ustala kierownik, a następnie zawiera w polityce rachunkowości danej jednostki.

Ponadto, co ważne, noty obciążeniowe wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach. Niniejszy dokument wystawiany jest przez odpowiedniego pracownika księgowości firmy. Jeden egzemplarz otrzymuje kontrahent, natomiast drugi pozostaje w księgowości firmy.

Ostatnie artykuły

Adwokat, Radca Prawny, Notariusz, Mecenas - Czyli kto jest kim w świecie prawa Prawo

Jak powszechnie wiadomo, istnieje wiele zawodów prawniczych, różniących się między sobą sferą kompetencji, zakresu dzia...

Czytaj
Urlop ojcowski Prawo cywilne

Urlop ojcowski utożsamiany często (błędnie) z urlopem tacierzyńskim jest funkcjonującym od kilku lat dodatkowym uprawnien...

Czytaj
Zwolnienie lekarskie po ustaniu zatrudnienia. Zasiłek chorobowy. Prawo pracy

Zasiłek chorobowy jest świadczeniem wypłacanym w czasie niezdolności do pracy. Jego celem jest czasowe zabezpieczenie bytow...

Czytaj