Zespół PewnyPrawnik.pl
Faktura jest dowodem zawieranych między przedsiębiorcami transakcji, tj. umów kupna - sprzedaży danego towaru czy wykonania konkretnej usługi. Jednakże nie jest ona jedyną formą potwierdzającą takie transakcje. Dowodem skutecznej transakcji może być również tzw. nota obciążeniowa. Nota obciążeniowa jest dowodem księgowym, który dokumentuje niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT przychody i koszty. Nota zawiera wykaz operacji, których nie dokumentuje się fakturą.
Cele zastosowania noty obciążeniowej.
Noty obciążeniowe sporządza się w szczególności w celach:
- naliczania odsetek za nieterminową spłatę należności wynikających z noty obciążeniowej, które obciążają dłużnika;
- naliczenia kary umownej za nieterminową płatność i obciążenia nią kontrahenta;
- dokonania korekty omyłek powstałych we wcześniej wystawionych dowodach księgowych;
- przeniesienia na nabywcę kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu np. opłaty skarbowej;
- udokumentowania roszczenia wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela.
Nota księgowa (obciążeniowa) w ustawie o rachunkowości.
Nota księgowa może stanowić podstawę do dokonania zapisów w księgach rachunkowych. Jak już wskazano - nota księgowa stanowi dowód księgowy. Dlatego w jej treści należy zawrzeć podstawowe elementy jakie wymagane są dla dowodów księgowych. W myśl art. 21 ustawy o rachunkowości w szczególności należy wskazać:
- rodzaj dowodu (tj „nota księgowa”) i jego numer identyfikacyjny;
- strony, między którymi doszło do realizacji transakcji gospodarczej;
- datę, w której transakcja została zrealizowana;
- dokonać opisu operacji oraz wskazać jej wartość;
- umieścić podpis wystawcy noty oraz osoby, której wydano składniki aktywów lub od której je odebrano;
- wskazać: miesiąc oraz sposób ujęcia noty księgowej w księgach rachunkowych oraz zamieścić podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stwierdzające sprawdzenie i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
Nota księgowa, a podatkowa księga przychodów i rozchodów.
Zgodnie z treścią § 12 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi rozchodów i przychodów, podstawą zapisów w księdze jest dowód księgowy, przez który należy rozumieć:
- rachunek, fakturę, fakturę VAT RR, dokument celny;
- dokument zawierający informacje dotyczące zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów w oparciu o art. 22p ustawy o podatku dochodowym;
- dowody wymienione w § 13 oraz § 14 tegoż rozporządzenia, które potwierdzają fakt realizacji operacji gospodarczej zgodnie z jej faktycznym przebiegiem.
Mając na uwadze powyższe, do dowodów o których mowa w punkcie 3. zaliczyć należy notę księgową (obciążeniową). Jest ona interpretowana jako - inny dowód księgowy – stąd może ona być podstawą do zapisów w księgach przychodów i rozchodów. W § 13 pkt 2 rozporządzenia nota księgowa należy do katalogu tzw. specjalnych rodzajów dowodów księgowych. Dotyczy to noty, którą albo otrzymano od kontrahenta albo jemu przekazano w zamiarze sprostowania zapisów, które odnoszą się do operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu własnego lub obcego.
Wystawianie i korygowanie not księgowych (obciążeniowych).
Zasady dotyczących wystawiania i korygowania not obciążeniowych z reguły skonkretyzowane są w obowiązujących w danych jednostkach przepisach wewnętrznych, gdyż nie ma ogólnych przepisów, które regulowałyby tę materię. Tryb i zasady postępowania powinny być ustalane przez kierownika danej jednostki i następnie zawarte w dokumentacji określającej zasady polityki rachunkowości tej jednostki.
Ponadto, co ważne, noty obciążeniowe wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach. Dokument taki wystawiany jest przez upoważnionego pracownika księgowości firmy. Jeden egzemplarz przekazuje się kontrahentowi, natomiast drugi musi pozostać w dokumentacji księgowej firmy.
